Джедайские техники для фрилансеров

Татьяна Котова

После курса Helppy я была похожа на человека, которому дали шенгенскую визу на пять лет. Передо мной открылись тысячи возможностей, но как путешественник не может поехать сразу во все страны, так и я не могла разорваться и участвовать во всех интересных проектах.

Юношеско-восторженное настроение «хочу всë и сразу» сменилось лëгкой паникой. Задачи прилетали со всех сторон, а я пыталась совместить их с домашней рутиной и воспитанием детей. Увлечения спортом и художественной литературой пришлось отложить в сторону. Тогда я поняла, что мне нужно научиться грамотно планировать жизнь, чтобы вместить в неë все, чем я хочу заниматься.

Спасла книга Максима Дорофеева «Джедайские техники». Она помогла организовать работу так, чтобы успевать делать больше за меньшее время. В итоге я вывела для себя шесть правил, которые повысили мою эффективность.

Фото издательства «Манн, Иванов и Фербер»

Правило 1. Ведите список задач в одном месте

Объем краткосрочной памяти человека ограничен. Если держать в голове одновременно много информации, внутренний резерв быстро заполнится, и вы забудете важную информацию.

Знаю коллег, которые ничего не записывают, чтобы тренировать память, но в результате получают сниженную продуктивность. Чтобы ничего не упустить, мозг прокручивает в голове одни и те же мысли сотни раз. Это мешает сконцентрироваться над текущей задачей и пожирает мыслетопливо.

Мыслетопливо — способность нашего мозга сосредоточенно работать. Это главный ресурс эффективных людей, который они расходуют с умом. Если записывать задачи и не пытаться удержать всё в голове, вы сэкономите мыслетопливо и начнёте использовать его там, где оно необходимо.

Я фиксирую задачи в «Трело». Люблю сервис за простоту и лëгкость использования. С интерфейсом разобралась без инструкций минут за пять.

У меня есть списки на ближайшие несколько месяцев. В них я заношу дела, привязанные к определëнному времени. Основные рабочие списки: «Текущий месяц», «Текущая неделя» и «Сегодня».

Не полагайтесь на память

Правило 2. Регулярно обновляйте список задач

Список задач должен быть актуальным. В противном случае вы не сможете ему доверять, ведь придётся параллельно удерживать в голове информацию, которой нет в списке.

Чтобы поддерживать актуальность списков, анализируйте их по 5 — 10 минут каждый день: посмотрите задачи и подумайте, что сделать в первую очередь, а что подождёт. Когда работаете над списком, внимательно читайте каждую задачу и спрашивайте себя, зачем она нужна и что вы получите, если решите еë. Если задача важная, оставляйте. Неактуальные задачи удаляйте.

Такие обзоры я провожу по утрам, и они не отнимают у меня больше пяти минут. То, что нужно сделать сегодня, я переношу в первый столбец. Всë остальное подождёт до завтра.

По воскресеньям я провожу еженедельные обзоры. Создаю новую карточку с задачами на будущую неделю и заношу туда актуальные дела, которые не сделала ранее. Потом я смотрю, что у меня в планах на месяц, и переношу часть задач на новую неделю.

Проводите с собой планёрки

Правило 3. Формулируйте задачу правильно

Правильно — значит, максимально конкретно. Так, чтобы вы выполнили задачу без лишних раздумий. Записывайте не что вам нужно сделать или какой результат получить, а что сделать в первую очередь.

Так вы сэкономите мыслетопливо и время. Вам не придётся размышлять, что вы имели в виду под конкретным пунктом — вы будете точно знать, что сделать сейчас.

Если плохо сформулировать задачи, вы подсознательно будете откладывать их решение на потом. «Эта задача слишком сложная. Подумаю об этом позже, когда будет больше времени», — так размышляет мозг, когда видит большую непонятную задачу. Чтобы не прокрастинировать, достаточно перефразировать её так, чтобы было понятно, что нужно сделать в первую очередь.

Плохая формулировка Хорошая
Сделать презентацию для клиента Выбрать шаблон для презентации
Составить контент-план на неделю Выбрать темы для постов на неделю

Запишите конкретный шаг, а не результат

Правило 4. Отводите время под задачу и ставьте таймер

Работа занимает всë отведëнное под неë время. Если вы не ограничиваете себя во времени, которое готовы потратить на решение задачи, то потратите на неë гораздо больше, чем предполагали. В результате рискуете сорвать дедлайны.

Чтобы этого избежать, выделяйте конкретное количество минут на задачу и ставьте таймер. Когда таймер сработает, подумайте, продолжить работу или перейти к следующему пункту списка. Такие остановки помогут не зависать часами над одним делом и успевать всё, что планируете.

Обычно я пользуюсь таймером в телефоне или приложением «Форест». Оно помогает следить за временем и не отвлекаться на соцсети. Вы указываете количество минут, в течение которых планируете работать, и в это же время на экране начинает расти дерево. Если взять в руки телефон раньше, чем закончится время, дерево погибнет. Мне жалко виртуальное растение, поэтому я концентрируюсь на работе и не отвлекаюсь.

Ограничьте себя во времени

Правило 5. Не пренебрегайте маленькими кусочками времени

Часто между задачами, встречами или звонками у нас остаются «опилки» — маленькие кусочки времени по 15 — 20 минут. Как правило, мы сливаем это время на ленту в соцсетях или сёрфинг в интернете.

Если посчитать все «опилки» в течение дня, получится большой кусок времени. Жалко тратить его на ерунду, поэтому используйте каждый маленький отрезок времени, чтобы поработать. Возможно, было бы эффективнее выполнить задачу, если бы у вас было 3 — 4 часа свободного времени, но найти такой большой интервал сложно. Поэтому решайте задачу по частям в несколько заходов — это лучше чем сделать еë через месяц, когда, наконец, появится время.

Например, моя задача — отправить 100 личных сообщений в социальных сетях. Чтобы сделать такую монотонную работу за раз, потребовалось бы часа полтора. Я поступила иначе: каждый раз, когда у меня были свободные 10 минут, я отправляла сообщения. В результате я выполнила задачу в течение дня и освободила полтора часа — этого времени хватило, чтобы написать статью.

Полезно указывать в списке задач время, необходимое на выполнение каждого пункта. Появились свободные 15 минут — и вы знаете, что можете успеть за это время.

Используйте «опилки», чтобы решить большую задачу в несколько заходов

Правило 6. Награждайте себя качественным отдыхом

Когда вы прокачаете продуктивность и станете успевать больше за меньшее время, рискуете заполнить освободившееся время дополнительной работой. Это сомнительная награда за эффективность.

Даже если вам нравится работа, давайте организму восстанавливаться, а мозгу — переключаться. Не забывайте планировать время на отдых, развлечения и время с семьëй. Если устали или не выспались, упадëт эффективность, а вместе с ней и мотивация.

Запланировали работу — запланируйте и отдых

Это лишь крохотная часть полезностей, которые есть у Максима Дорофеева, поэтому рекомендую прочитать его книгу целиком. Она поможет работать эффективнее и освободить время на другие увлечения и радости жизни.

Электронная версия на сайте издательства «Манн, Иванов и Фербер» стоит 229 рублей, бумажная — 790 рублей. Отрывок из четвёртой главы — бесплатно.

Татьяна Котова закончила курс Helppy и работает удалённо. Материал участвует в «Статейном конкурсе Нетологии», который ребята проводят у себя в блоге.

См. также:
Три инструмента, чтобы всё успевать
Эфир «Как организовать работу дома и не сойти с ума»
Семь трюков тайм-менеджмента мамы-фрилансера

Поделиться
Отправить
Запинить

Рассылка статей по почте. Раз в неделю, без спама.

Популярное
Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter